财务管理规定

（海工商〔2010〕97号 2010年12月20印发  2014年4月1日修订）

 

第一章  总 则

第一条  为了加强学院财务管理和会计监督，规范财务行为，提高财务管理效率和资金使用效益，根据《中华人民共和国会计法》、《事业单位会计准则》、《民办教育促进法》、《企业会计准则》、《公司法》和相关的法律、法规、政策、制度，结合本院的实际情况，制定本规定。

第二条  本规定适用于全院财务核算管理。

第三条  学院财务管理的基本原则是：贯彻执行国家有关法律、法规和财务规章制度；坚持勤俭办学的方针，正确处理学院发展需要和资金供给关系，社会效益和经济效益的关系，国家、集体和个人三者利益的关系。

第四条  学院财务工作的主要任务是：依法多渠道筹集发展资金；合理编制各项预算，并对预算执行过程进行控制和管理，科学配置各种资源，努力节约支出，提高资金使用效益；加强资产管理，防止资产流失；建立健全财务规章制度，规范学院内部经济秩序，如实反映学院财务状况，对学院经济活动的合法性、合理性进行监督管理。

 

第二章  财务管理体制、机构及职责

第五条  学院财务管理体制实行“统一领导、集中管理、分级核算、权责结合”的原则。学院财务工作实行法人代表（董事长）负责制，董事长领导学院的财务工作。

第六条  学院设置财务处作为财务会计机构，在董事长的领导下，统一管理学院的各项财务工作。

第七条  财务处的职责为：

（一）制订和完善学院财务管理制度、会计核算制度及其他财务会计规章制度，并负责实施；

（二）建立和完善学院预算管理体系，组织学院各部门提出年度预算草案，负责监督预算执行；

（三）负责学院会计核算、报表合并和财务分析，对违反财务会计制度的行为予以纠正；

（四）如实反映学院的财务状况，按照有关规定，编制学院的财务会计报告；

（五）接受会计审计。

第三章  财务预算管理

第八条  财务预算包括年度财务预算和月度财务预算。预算分为：投资预算，利润预算，收入预算，支出预算，资产预算，资金筹措预算，工资福利预算，税金预算，管理费用预算，财务费用预算和现金流量预算等。

第九条  每一年度的12月中旬，根据学院董事会工作安排，各预算单位依据本部门下一年教学管理工作计划，编制本部门年度预算计划草案。财务处根据平衡、统筹的原则于12月底前汇总编制《年度财务预算草案》提交学院董事会审议，经学院董事长批准后执行。

第十条  每月25号前财务处根据各部门年度预算计划，结合各部门教学管理工作的实际情况，将年度计划分解编制《月度财务预算草案》，报学院院长办公会议审议，经董事长批准后执行。

第十一条  对年度财务预算的调整、修改，必须提交董事会审议并经学院董事长批准；月度财务预算的调整、修改，由董事长审批。

 

第四章  资金管理

第十二条  本规定所指资金仅指现金和银行存款两类货币资金，不包括其他货币资金、其他非货币性资金；本规定所指资金使用管理主要是指货币资金支付的管理。

第十三条  资金使用管理主要包括如下内容：

（一） 外购商品支出；

（二） 教工工资支出；

（三） 教育教学管理费用支出；

（四） 招生费用支出；

（五） 财务费用支出；

（六） 固定资产、无形资产购置支出；（教学、科研、实验实训设备、图书等）

（七） 其他资产支出；（校园网络建设、信息管理）

（八） 人才引进特别费用和各类培训费用支出；

（九） 缴纳各项税款；

（十） 归还贷款；

（十一）单位、个人借支；

（十二）对外投资；

（十三）支付股利；

（十四）捐赠、赞助支出；

（十五）其他支出。

第十四条  管理原则

（一）计划规范原则。学院的一切资金支付必须以年度预算计划和月度预算为依据，除特别情况需要追加预算外，一律不得超预算开支。

资金超出一百万元的，应提前一天通知财务处。

（二）例外原则。规定的资金使用管理内容，列入部门预算。下列不可控制的“缴纳税款”、“归还贷款”、“借款利息”等财务费用，“对外投资”、“支付股利”、“捐赠、赞助支出”等支出可不列入部门预算。

（三）总额平衡原则。各部门的资金使用是以年度计划分解的月度预算为实际执行依据。月度内，某个项目的实际支出需超过预算时，可以用其他项目的预算来合理调剂，但通讯费、招待费、办公费、差旅费四项不得用其他项目的预算来调剂，只能用年度计划来进行平衡。

（四）依据充分原则。任何一笔资金的审核、审批和支付，必须按照规定的付款条件进行，必须依规定的付款条件取得充分的依据，包括文件、合同、报告和财务单据。否则，相关负责人及财务处拒绝审核、审批和支付。

（五）程序及审核原则。任何一笔资金的支付必须依规定的程序办理。

基本程序是:经手人——部门负责人——主管领导——财务负责人——董事长——支付。

财务审核主要包括以下内容:

1.预算审核，即该笔资金支付是否列入本月资金预算；

2.单据审核，即该笔资金支付是否按规定取得了充分的依据，付款条件审批手续和相关票据是否齐备；

3.标准审核，即费用报账是否符合学院规定的标准，有无超标准开支或报账；

4.付款方式的审核，即付款方式是否符合合同规定或学院有关制度规定。

第十五条  资金的管理

（一）学院财务处统一调配学院内部的资金，根据收支两条线的原则，严格按预算管理合理调度使用资金。

（二）学院财务处管理学院对外融资工作。

（三）学院设一个基本账户，所收款项一律存入学院开户行（含一般户）

（四）严格按预算管理使用资金，学院各部门费用支出必须控制在核定资金定额内，严禁超额占用资金。

第十六条  借款、费用报销审批程序

（一）预算内财务结算手续

资金审批与财务结算同时进行：根据业务内容真实填制资金审批单（预算内）和费用报销单，按相关规定进行审批程序；招待费或差旅费的，应另行填制“招待费审批表”或“交通费用明细单”或“差旅费报销单”。所有报销发票贴于原始凭证背面，并由报销人签字确认。

资金审批与财务结算不同时进行的情况：

1．先借款后报销。借款人填制“资金审批单（预算内）”，并提供相关借款报告或合同等相关资料，依次报部门负责人、主管院领导审核后，报董事长审批，财务处办理借款手续；报销时，由经办人凭合法取得的发票，填制报销单，分别由部门负责人、会计主管、主管院领导审核后，报董事长审批，财务处办理结算手续。

2．先报销后结算付款。先由经办人填制报销单，分别由部门负责人、会计主管、主管院领导审核后，报董事长审批，财务处按规定付款。

（二）预算外财务结算手续

预算外支出，凭书面状况说明，领取并填写“资金审批表（预算外）”，报请董事长审批后，调整财务预算。报销手续依本规定相关要求办理。

第十七条  资金使用审批权限

（一）最终审批权限的确定原则是：除另有规定外，学院所有资金使用必须经董事长审批。

（二）资金支付以相关责任人在下列单据上签章为确认审批：

1.资金支出审批单；（预算内）

2.报销单；

3.差旅费报销单。

第十八条  资金使用报审依据

（一）学院各项资金支付，财务处进行审核时，必须以资金使用计划为依据。既不在月度资金使用计划内，又未经董事长审批的，财务处不予支付。

（二）下列项目在资金支付报审前，各业务部门必须向财务处提供董事长签字批准的合同原件一份：

1.固定资产、无形资产、直接材料购置；

2.专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术、商誉等无形资产购置；

3.业务部门给予代理商的利润返还；

4.对外投资项目；

5.广告宣传项目；

6.货物运输、仓储保管和财务租赁项目；

7.其他已经财务处审核并已正式签订合同的项目。

（三）下列项目在资金支付报审前，各业务部门必须向财务处提供董事长批准的立项报告或批准文件。

1.基建工程项目和技术改造项目；

2.固定资产大修理项目；

3.其他往来公司借支；

4.支付股利；

5.捐赠、赞助支出；

6.专项公关费用；

7.顾问费用。

（四）通过竞价议标确定供应单位的货物和固定资产的购置，在资金支付报审前，财务处必须具有经竞价议标小组确认的竞价议标确认报告。

（五）对外购物资金的支付，财务处应取得后勤仓库保管部门开具的“存货入库单”；对固定资产购置资金的支付，财务处必须取得由使用部门验收确认的“固定资产卡片”；对无形资产购置资金的支付，财务处应取得有关权利转移书据。

（六）财务处出纳在付款时，必须以最终审批人签字的单据为支付依据，其他未经审批的凭据均不得作为出纳付款的依据。

（七）除个人借支，按合同规定不需要发票或凭据以及预付款外，其他项目均须取得合法发票或凭据。

（八）所有支付报审单据在报送财务处前，必须按规定的格式填写完整，并取得申请部门负责人签字审核。申请部门负责人在进行审核签字时，必须重点确认“金额”大、小写已如实填写。财务处不接受有任何已被涂改过的单据。

 

第五章   费用管理

第十九条  费用管理主要包括差旅费、业务招待费、交通费、办公费用、车辆修理及燃油费以及备用金管理的有关规定。

第二十条  差旅费报销管理规定参照《海南工商职业学院差旅费报销暂行办法》执行。

第二十一条  业务招待费报销管理规定

（一）按有关规定，业务招待费实行院长或董事长审批制度；

（二）各部门因业务需要招待客户时必须填制“业务招待费申请单”，实行“一次一审批”制度，不多次、不累计审批；“业务招待费申请单”由部门领导、主管领导核实，按有关规定分别由院长或董事长审批；报销时，应将批准的“业务招待费申请单”随同发票或领款单附于“报销单”后，以利于财务处审核；否则财务处不予报销。

（三）经财务处审核，确认与学院管理无关的招待费用，财务处有权不予报销。

第二十二条  办公费用报销管理规定

（一）学院院级领导办公用品的购置应由办公室提出申购报告，各部门应按年度预算，分月提出申购报告，并填制统一的“办公用品申购单”报主管领导签批后，送财务处审核预算来源、数量、单价、金额，并经财务负责人、院长和董事长审批。交由后勤处统一办理。

（二）报销时，财务处凭商品清单（包括商品的名称、数量、单价及金额）、库存商品入库单，办公用品申购单，予以审核报销。超过申购标准的，财务处一律不予报销。

第二十三条  车辆管理、修理及燃油费报销管理规定参照有关规定执行。

第二十四条  备用金管理规定

（一）备用金的审批：由经办人员填写“现金借款单”，报部门负责人、财务处审核、董事长批准。

（二）备用金使用标准：一般控制在2000-3000元之间。 

（三）备用金的使用办法：备用金作为经办人员的周转金使用，采用“报账补款”方式管理。报账时，由经办人员凭合法、合理取得的发票，填写“报销单”，经部门负责人、主管领导、财务负责人、院长、董事长签字审批，再到财务处办理结算手续，由财务处补足备用金。

（四）备用金的归还：备用金使用人员，在调出本部门、调离本学院、或者解除劳动合同时，须向财务处归还备用金，方可办理其他有关手续。

（五）备用金施行年度核销制，即每年末各备用金使用人应在财务处核销自己名下的备用金，结清后，于次年初重新办理备用金领用手续。

（六）院长专项备用金由董事会另行决定。

 

第六章  物资设备管理

第二十五条  物资设备管理主要是指对低值易耗品和固定资产的管理。低值易耗品是指不能作为固定资产的各种用具物品，如工具、管理用具、办公桌椅等。固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与教学、经营有关的设备仪器、工具等。不属于教学经营主要设备的物品，单位价值在500元以上，并且使用年限超过二年的，也应当作为固定资产。

第二十六条  物资设备采购执行严格的审批制度。低值易耗品、固定资产的申购由各部门填制“物品采购申请单”报主管领导、财务负责人、院长、董事长审批。物资设备采购必须签订书面购销合同，合同的签订严格按合同管理制度执行。

第二十七条  财务处应加强对物资设备采购、验收及核算的管理。物资设备应实行验收入库制度。财务处负责物资设备资产核算的人员要会同有关人员参与固定资产如房屋、建筑及各专用设备仪器的验收，所有物资设备实行“卡片式”登记管理，财务处定期与实务核对，确保账实相符。

第二十八条 物资设备管理部门应对物资设备不定期抽查及每年年底进行一次清查、以物对账、以账对物，做到账表相符，账账相符，账实相符。发生盈亏、报废等及时处理调整账户，保持固定资产账、卡、物相一致。每年物资设备清查都要留有书面资料。进行物资设备清查时，要在学校领导的安排下，由资物资管理部门具体负责，组织相关人员参加。清查方法以核实账面、实地盘点为主，以抽查、临时盘仓的方法为辅，以达到摸清家底、保证财产安全的目的。发现差错应查明原因，经批准后，进行调账，并指定人员写出报告，以便核查。报废物品要加以区别，找出报废原因，若是失窃物品，要有备案记录，根据实际情况酌情处理。报废的物品由财产管理员统一登记，单项固定资产报废金额按有关规定执行。报废单要有学校负责人，财务主管和物资设备保管员签字、说明。报废物品处理后的回收资金，要及时入账。

 

第七章  财务核算管理

第二十九条  财务处为学院财务核算的责任单位。

第三十条  按照国家会计制度的规定和会计基础工作规范的要求记账报账，做到手续完备，数字准确，账目清楚，编报及时。

第三十一条  严格执行国家现金管理制度，除支付个人款项外，均需通过银行办理；不得坐支现金；不得以白条抵账；借款和费用报销必须审批手续完备后方可付给现金；物资设备采购不得以现金支付。特殊情况下需要支付现金的，由财务负责人和董事长审批。

第三十二条  银行预留印鉴由财务会计和财务负责人分管。会计按月核对银行帐，确保资金安全。

第三十三条  严格审核各项费用开支，不符合规定的一律不予报销。对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正补充；对弄虚作假、严重违法的原始凭证，予以扣留，并及时向董事长报告，追究当事人的责任。

第三十四条  按会计规范化要求登记总账和各类明细账、日记账，做到日结月清。登记费用明细账要反映出费用发生的部门和费用明细内容。

第三十五条  按时编制各种财务会计报表，及时反映分析财务状况，为领导经营决策提供依据；所有对外报表必须经财务负责人签字审核，董事长批准。

第三十六条  建立健全内控稽核制度，完善内部审计。出纳不得兼管凭单稽核和会计档案保管等工作。

第三十七条  严格执行《会计档案管理办法》的各项规定，妥善保管本年度及历年度会计档案；所有会计凭证、报表和其他相关资料归档前应及时装订成册；按要求及时地登记《会计档案登记簿》。

凡查阅复印会计资料的，须经财务负责人批准；任何会计档案都不得携带外出，特殊情况，须经财务负责人批准。

会计档案保管期满，由档案管理员会同财务会计编制销毁清册，经财务负责人审核，董事长批准后方可销毁。

 

第八章  罚  则

第三十八条  对违反本规定的各种行为，视情节轻重，对直接责任人分别处以警告处分直至辞退；造成直接经济损失的，由直接责任人赔偿损失；触及法律的，移送司法机关，依法追究法律责任。

 

第九章  附  则

第三十九条  本规定自颁布之日起执行。原执行的《海南万和信息职业技术学院财务管理暂行规定》（琼万和〔2009〕21号）同时废止。

第四十条  本规定由学院财务处负责解释。